​
POLITEKNIK MUKAH, SARAWAK
PMU-PE-PS-07
PENGENDALIAN AUDIT DALAMAN
DISEDIAKAN OLEH
DILULUSKAN OLEH
JAWATAN
KETUA JURUAUDIT
DALAMAN ISO
TIMBALAN PENGARAH
(AKADEMIK)
TARIKH
13 FEBRUARI 2024 13 FEBRUARI 2024
REKOD PINDAAN
No. Dokumen
PMU-PE-PS-07
Tajuk Dokumen
Pengendalian Audit Dalaman
Bil.
No.
Pindaan
Keterangan Pindaan
Tarikh
Kuatkuasa
1.
02
Pemurnian pada 4.0 Definisi
13.02.2024
2.
02
Pemurnian pada 5.0 Prosedur Kerja
13.02.2024
3.
02
Pemurnian pada carta aliran kerja bagi proses kerja
Audit Dalaman dan Audit Susulan
13.02.2024
4.
02
Penambahan pada Lampiran 1 Jadual Tahunan
Audit Dalaman
13.02.2024
5.
02
Pemurnian pada Lampiran 2 hingga Lampiran 8
13.02.2024
PMU-PE-PS-07 Pengendalian Audit Dalaman Page 3 of 11
Keluaran 01 Pin. 02
1.0
OBJEKTIF
Audit Dalaman hendaklah dikendalikan sekurang-kurangnya satu kali setahun mengikut jadual
yang ditetapkan. Prosedur ini digunapakai bagi mengendalikan audit dalaman untuk memastikan
semua aktiviti-aktiviti Pemberian Perkhidmatan Pendidikan dan Pengurusan Sokongan telah
dilaksanakan seperti yang telah dirancang, menilai keberkesanannya dan memberi peluang
kepada tindakan segera, tindakan pembetulan, tindakan pencegahan dan penambahbaikan
dilaksanakan secara sistematik dan berterusan. Audit Dalaman juga dikendalikan mengikut
keperluan Standard ISO terkini.
2.0
SKOP
Prosedur Audit Dalaman akan digunapakai oleh Pihak Pengurusan, Pengurusan Unit Jaminan
Kualiti, Ketua Pasukan Audit Dalaman dan Pasukan Audit Dalaman. Pelaksanaan audit dalaman
meliputi proses perancangan, pelaksanaan, pelaporan, tindakan pembetulan dan audit susulan.
3.0
RUJUKAN
3.1
Manual EOMS: Rujuk Klausa Berkaitan
3.2
Standard ISO 21001: 2018
3.3
PMU-PE-PS-01: Kajian Semula Pengurusan
3.4
PMU-PE-PS-11: Ketakakuran dan Tindakan Pembetulan
4.0
DEFINISI
Ketua Pasukan
Audit Dalaman
(KPAD)
Seorang pegawai yang telah mendapat latihan dan bebas daripada
proses yang diaudit serta dilantik oleh WP atau Pengarah sebagai Ketua
Pasukan Audit Dalaman.
Pasukan Audit
Dalaman(PAD)
Adalah terdiri daripada pegawai-pegawai yang telah mendapat latihan
dan bebas daripada proses yang diaudit serta dilantik oleh Pengarah
untuk menjalankan kerja-kerja audit dalaman.
Juruaudit Dalaman
Ketakakuran
(NCR)
Seorang pegawai yang telah mendapat latihan dan bebas daripada
proses yang diaudit serta dilantik oleh Pengarah untuk menjalankan kerja-
kerja audit dalaman.
Proses/ perkhidmatan yang tidak memenuhi keperluan standard,
prosedur, akta, pekeliling, keperluan pelanggan dan seumpamanya.
Peluang
Penambahbaikan
Tindakan bagi penambahbaikan sistem kualiti.
PMU-PE-PS-07 Pengendalian Audit Dalaman Page 4 of 11
Keluaran 01 Pin. 02
(OFI)
Pembetulan
Tindakan Segera
Tindakan jangka pendek yang dibuat tanpa menghapuskan punca
penyebab ketakakuran.
Tindakan segera yang diambil untuk menyelesaikan masalah
(“Immediate remedial action”).
Tindakan
Pembetulan
Tindakan yang diambil dengan menghapuskan punca penyebab
ketakakuran pembetulan bertujuan menghapuskan punca
ketidakpatuhan.
Tindakan
Pencegahan
Tindakan pembetulan jangka masa panjang yang perlu diambil setelah
punca masalah disiasat, diteliti dan dikenalpasti.
Auditi
Pegawai yang diaudit.
PQ
Pegawai Kualiti
WP
Wakil Pengurusan
5.0
PROSEDUR KERJA
TANGGUNG
JAWAB
KLAUSA
TINDAKAN
5.1 Perancangan Audit Dalaman
PQ
9.2.2
Organisasi
Pendidikan
hendaklah:
a.
merancang,
mewujud,
melaksana
dan
menyelengga
ra program
audit
termasuk,
kekerapan,
kaedah,
tanggungjaw
ab,
1. Menyediakan Jadual Tahunan Audit Dalaman (Lampiran 1)
dengan mengenalpasti:
a. Kekerapan audit
b. Penjadualan audit.
2. Mengemukakan Jadual Tahunan Audit Dalaman kepada
Pengarah untuk kelulusan.
Pengarah
3. Meneliti Jadual Tahunan Audit Dalaman. Sekiranya ada
pindaan, mengarahkan PQ membuat pindaan dan sekiranya
tiada pindaan, meluluskan jadual berkenaan.
4. Mengarah Ketua Pasukan Audit Dalaman menjalankan
pengauditan mengikut Jadual Tahunan Audit Dalaman.
PQ
5. Mengeluarkan surat lantikan pasukan audit dalaman (Tempoh
berkuatkuasa adalah untuk satu kitaran persijilan).
PMU-PE-PS-07 Pengendalian Audit Dalaman Page 5 of 11
Keluaran 01 Pin. 02
keperluan
perancangan
dan
pelaporan, di
mana
hendaklah
objektif
EOMS,
mempertimb
angkan
kepentingan
proses yang
terlibat,
maklum
balas
daripada
pihak yang
berkepenting
an yang
relevan, dan
keputusan
audit
sebelumnya.
c. memilih
juruaudit dan
mengendalik
an audit bagi
memastikan
keobjektifan
dan
kesaksamaa
n proses
audit.
5.2 Persediaan Sebelum Audit
KPAD
9.2.2
Organisasi
6. Memaklumkan mengenai tarikh pengauditan kepada pihak
auditi.
PMU-PE-PS-07 Pengendalian Audit Dalaman Page 6 of 11
Keluaran 01 Pin. 02
Pendidikan
hendaklah: b.
Mentakrif
kriteria audit
dan skop
setiap audit.
7. Menyediakan Pelan Audit (Lampiran 2) bagi persediaan untuk
menjalankan pengauditan mengikut tarikh yang telah
diarahkan..
8. Mengadakan mesyuarat pasukan audit untuk membincangkan
tindakan-tindakan yang perlu dilakukan sebelum, semasa dan
selepas audit. Perbincangan tentang penemuan audit lepas
juga dilaksanakan.
KPAD &
PAD
9. Menyediakan bahan dan dokumen-dokumen berikut:
a. Senarai semak (Lampiran 3), Nota audit (Lampiran 4)
b. Borang NCR(Lampiran 5)/ Borang OFI (Lampiran 6) yang
mencukupi.
5.3 Semasa Audit
KPAD, PAD
& Auditi
9.2.2
Organisasi
Pendidikan
hendaklah: b.
Mentakrif
kriteria audit
dan skop
setiap audit.
10. Memulakan audit dengan Mesyuarat Pembukaan Audit
(Opening Meeting) bertujuan untuk:
a. Memaklumkan objektif dan skop audit yang hendak
dijalankan.
b. Memperkenalkan Pasukan Audit Dalaman dan Auditi.
c. Memaklumkan kaedah audit dan cara penemuan audit akan
dilaporkan (sekiranya ada).
KPAD &
PAD
11. Menjalankan audit ke atas proses-proses yang ditetapkan bagi
mengesahkan pelaksanaan proses-proses berkenaan akur
terhadap kehendak Sistem Pengurusan Kualiti PMU dan
Standard ISO terkini.
12. Kaedah pengauditan akan melibatkan proses-proses berikut:
a. Semakan dokumen dan rekod-rekod pelaksanaan
prosedur kerja.
b. Temubual bersama pemegang proses (auditi).
c. Pemerhatian terhadap persekitaran, kecukupan
infrastruktur, kefahaman terhadap proses dan komitmen.
13. Pengauditan dijalankan berdasarkan pemilihan saiz sampel
yang bersesuaian secara rawak.
14. Merekodkan semua bukti-bukti di dalam senarai semak audit
atau nota audit.
5.4 Selepas Audit
KPAD & PAD
15. Mengadakan perbincangan antara ahli pasukan audit
PMU-PE-PS-07 Pengendalian Audit Dalaman Page 7 of 11
Keluaran 01 Pin. 02
9.2.2
Organisasi
Pendidikan
hendaklah:
d.
memastikan
keputusan
audit
dilaporkan
kepada pihak
pengurusan
yang
berkenaan.
e. mengenal
pasti peluang
penambahba
ikan.
f. membuat
pembetulan
dan tindakan
pembetulan
yang
sepatutnya
tanpa lengah.
g.
menyimpan
maklumat
didokumenta
sikan sebagai
bukti
perancangan
dan
pelaksanaan
program
audit dan
keputusan
audit.
berkenaan penemuan-penemuan audit di peringkat jabatan/
unit.
16. Menyemak semula penemuan audit di dalam senarai semak
audit atau nota audit bagi menentukan ketakakuran (NCR) atau
peluang penambahbaikan (OFI).
17. Menulis laporan ketakakuran (NCR) di dalam Borang Laporan
Ketakakuran (Lampiran 5).
18. Menulis peluang penambahbaikan di dalam Borang Peluang
Penambahbaikan (OFI) (Lampiran 6).
19. Menentukan dan menyelaraskan Klausa Standard ISO untuk
dikaitkan pada setiap penemuan ketakakuran.
20. Menyelaras dan memberikan nombor rujukan serta
menandatangani pada Borang Laporan Ketakakuran (Lampiran
5)/ Peluang Penambahbaikan (Lampiran 6) seperti berikut:
PMU/AD/XXXX/NCR-YY / PMU/AD/XXXX/OFI-YY
PMU – Politeknik
NCR – Ketakakuran
OFI – Peluang Penambahbaikan
XXXX – Tahun audit
YY – Bilangan NCR atau OFI
KPAD, PAD
& Auditi
21. Mengadakan Mesyuarat Penutupan Audit (Closing Meeting)
bersama Pihak Pengurusan untuk:
a. Memaklumkan penemuan audit.
b. Mendapatkan persetujuan mengenai ketakakuran
yang dikeluarkan.
c. Mengemukakan Laporan Ketakakuran (NCR) kepada
auditi
d. Mendapat persetujuan daripada Pihak Pengurusan
mengenai tarikh audit susulan.
PMU-PE-PS-07 Pengendalian Audit Dalaman Page 8 of 11
Keluaran 01 Pin. 02
5.5 Tindakan Pembetulan
Pengarah
10.1
Ketakakuran
dan tindakan
pembetulan
22. Sekiranya terdapat ketakakuran (NCR), mengarah auditi
melakukan tindakan segera (correction) dan tindakan
pembetulan (corrective action)/ penambahbaikan bagi
ketakakuran yang memerlukan tindakan segera dalam tempoh
14 hari bekerja selepas mesyuarat penutup.
Auditi
23. Melengkapkan Borang Laporan Ketakakuran (NCR) (Lampiran
5)
24. Menghantar semula Borang Laporan Ketakakuran(NCR)
(Lampiran 5) yang telah diambil tindakan pembetulan kepada
Ketua Pasukan Audit Dalaman dan/ atau Pasukan Audit
Dalaman yang berkenaan dalam tempoh 14 hari bekerja
selepas mesyuarat penutup.
5.6 Menjalankan Audit Susulan
KPAD & PAD
10.1
Ketakakuran
dan tindakan
pembetulan
25. Menyemak sama ada pembetulan segera (sekiranya ada) dan
tindakan pembetulan telah dilaksanakan oleh auditi.
26. Melaporkan perkara-perkara yang disemak semasa audit
susulan dan mengesahkan bahawa audit ke atasnya telah
selesai (status ‘buka’ atau ‘tutup’) dalam Borang Laporan
Ketakakuran (Lampiran 5).
KPAD
27. Mengemukakan Laporan Audit Dalaman (Lampiran 7) kepada
Wakil Pengurusan untuk pengesahan dan tindakan.
Jawatankuas
a
Pengurusan
10.2
Penambahba
ikan
berterusan
28. Membincangkan Laporan Audit Dalaman (Lampiran 7)
dalam mesyuarat yang berkaitan.
Wakil
Pengurusan
10.1
Ketakakuran
dan tindakan
pembetulan
29. Membentangkan Analisis Audit Dalaman (Lampiran 8) di
dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan. (Rujuk
PMU-PE-PS-01 Kajian Semula Pengurusan)
PMU-PE-PS-07 Pengendalian Audit Dalaman Page 9 of 11
Keluaran 01 Pin. 02
6.0
REKOD EOMS
Bil.
Jenis Rekod
Tempoh
Simpanan
Lokasi
Lampiran
1.
Salinan surat Pelantikan Ketua
dan ahli-ahli Pasukan Audit
Dalaman
Sepanjang
tempoh
pelantikan
Bilik Kualiti/ Bilik
Fail
2.
Rekod-rekod latihan dan salinan
sijil-sijil
Sepanjang
tempoh
pelantikan
ULPL/ Bilik
Kualiti
3.
Jadual Tahunan Audit Dalaman
2 tahun
Bilik Kualiti
4.
Pelan Audit
2 tahun
Bilik Kualiti
5.
Senarai Semak Audit Dalaman
/ Nota Audit
2 tahun
Bilik Kualiti
6.
Borang Laporan
Ketakakuran(NCR)
2 tahun
Bilik Kualiti
7.
Borang Peluang
Penambahbaikan(OFI)
2 tahun
Bilik Kualiti
8.
Laporan Audit Dalaman
2 tahun
Bilik Kualiti
9.
Analisa Audit Dalaman
2 tahun
Bilik Kualiti
PMU-PE-PS-07 Pengendalian Audit Dalaman Page 10 of 11
Keluaran 01 Pin. 02
CARTA ALIRAN KERJA
PROSES KERJA:
PROSES KERJA : AUDIT DALAMAN
PMU-PE-PS-07 Pengendalian Audit Dalaman Page 11 of 11
Keluaran 01 Pin. 02
PROSES KERJA : AUDIT SUSULAN
POLITEKNIK MUKAH
JADUAL TAHUNAN AUDIT DALAMAN
Bilangan
Audit
Tarikh
Audit
Bulan
Jan
Feb
Mac
April
Mac
April
Mei
Jun
Jul
Ogos
Sep
Nov
Dis
Disediakan oleh : ......................................................
Tarikh : ......................................................
Disahkan oleh : ......................................................
Tarikh : ......................................................
PS-07(1) Kel. 01 Pin. 02
POLITEKNIK MUKAH
PELAN AUDIT DALAMAN
TARIKH AUDIT
OBJEKTIF AUDIT
SKOP AUDIT
KAEDAH AUDIT
SENARAI NAMA
JURUAUDIT
(sertakan lampiran
jika perlu)
MESYUARAT
PEMBUKAAN
TARIKH:
MASA:
JADUAL KERJA PENGAUDITAN TERPERINCI
TARIKH
MASA
KEPERLUAN/
PROSES/
PROSEDUR YANG
DIAUDIT
JABATAN/UNIT/AUDITI
PASUKAN AUDIT
MESYUARAT
PENUTUPAN
TARIKH:
MASA:
PS-07(2) Kel. 01 Pin. 02
POLITEKNIK MUKAH
SENARAI SEMAK AUDIT DALAMAN
JABATAN/UNIT AUDITEE:
TARIKH AUDIT:
M.S......drpd.......
AKTIVITI/PROSES:
JURUAUDIT:
Bil
Soalan Senarai Semak
(P.D.C.A, R.O.T.I., 4M+1E, 5W +1H)
Penemuan Audit
(Bukti: M.B.A.S sebagai panduan)
Status Penemuan
(Akur/OFI/NCR)
A. SOALAN ASAS BERDASARKAN KEPERLUAN STANDARD
MASA AUDIT :
AUDITI :
PS-07(3) Kel. 01 Pin. 02
SENARAI SEMAK AUDIT DALAMAN
JABATAN/UNIT AUDITEE:
TARIKH AUDIT:
M.S......drpd.......
AKTIVITI/PROSES:
JURUAUDIT:
Bil
Soalan Senarai Semak
(P.D.C.A, R.O.T.I., 4M+1E, 5W +1H)
Penemuan Audit
(Bukti: M.B.A.S sebagai panduan)
Status Penemuan
(Akur/OFI/NCR)
B. Soalan Proses Teras :PROSES YANG DIAUDIT
**Boleh rujuk prosedur kerja/SOP/Pekeliling/klausa khusus EOMS untuk membangunkan soalan yang
berkenaan.
MASA AUDIT :
AUDITI :
PS-07(3) Kel. 01 Pin. 02
SENARAI SEMAK AUDIT DALAMAN
JABATAN/UNIT AUDITI:
TARIKH AUDIT:
M.S......drpd.......
AKTIVITI/PROSES:
JURUAUDIT:
Bil
Soalan Senarai Semak
(P.D.C.A, R.O.T.I., 4M+1E, 5W +1H)
Penemuan Audit
(Bukti: M.B.A.S sebagai panduan)
Status Penemuan
(Akur/OFI/NCR)
C. SOALAN PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG:
MASA AUDIT :
AUDITEE :
PS-07(3) Kel. 01 Pin. 02
POLITEKNIK MUKAH
NOTA AUDIT
JABATAN/ UNIT:
M.S dpd
Tarikh:
Juruaudit:
PS-07(4) Kel. 01 Pin. 02
POLITEKNIK MUKAH
BORANG LAPORAN KETAKAKURAN (NCR)
Jabatan/ Unit:
………………………………………………
Tarikh :
…………………………………………
Proses:
………………………………………………
No.
Rujukan:
…………………………………………
BAHAGIAN A - DIISI OLEH JURUAUDIT/ KETUA PEMILIK PROSES/ PEGAWAI YANG
BERTANGGUNGJAWAB
Audit
Ketakakuran
Proses
Aduan
Mesyuarat /
Perbincangan
Lain-Lain
PENYATAAN KETAKAKURAN :
BUKTI PENEMUAN :
KRITERIA (Isi Yang Berkenaan Sahaja):
● Klausa ISO 21001
:
…………………………………………………………………………
…
● Dokumen Dalaman -
Langkah Prosedur dll.
:
…………………………………………………………………………
…
● Dokumen Luaran -
Akta, Garis Panduan,
Pekeliling Kerajaan dll.
:
…………………………………………………………………………
…
Juruaudit/ Ketua Pemilik Proses/ Pegawai yang
bertanggungjawab
……………………………………………………
Auditi/ Pemilik proses/
Pegawai yang bertanggungjawab
…………………………………….……………………
Nama:
Tarikh:
Nama:
Tarikh:
BAHAGIAN B - DIISI OLEH AUDITI/ PEMILIK PROSES/ PEGAWAI YANG BERTANGGUNGJAWAB
PEMBETULAN (Untuk Singkirkan Ketakakuran)
PUNCA SEBENAR KETAKAKURAN
TINDAKAN PEMBETULAN (Untuk Singkirkan Punca Ketakakuran)
Tarikh Tindakan Dijangka Siap:………………
Auditi/ Pemilik proses/
Pegawai yang bertanggungjawab
…………………………………….……………………
Nama:
Tarikh:
BAHAGIAN C - DIISI OLEH JURUAUDIT/ KETUA PEMILIK PROSES/ PEGAWAI YANG
BERTANGGUNGJAWAB
PENGESAHAN KEBERKESANAN PELAKSANAAN TINDAKAN PEMBETULAN (Tanda Yang Berkenaan
Sahaja)
Ulasan:
Juruaudit/ Ketua Pemilik Proses/ Pegawai yang
bertanggungjawab
……………………………………………………….…………….
Nama:
Tarikh:
Kaedah Pengesahan
Keberkesanan Pelaksanaan
Status “NCR”
□
Semakan Rekod
□
Berkesan
□
Tutup
□
Pemerhatian
□
Tidak Berkesan/ berulang
□
Tidak Ditutup
□
Ujian
□
Kenal pasti semula
punca
□
Tidak berkesan
□
Temu Bual
□
Kenal pasti semula tindakan
□
Dalam proses
pelaksanaan
PS-07(5) Kel. 01 Pin. 02
POLITEKNIK MUKAH
BORANG PELUANG PENAMBAHBAIKAN (OFI)
TARIKH AUDIT :
KEPERLUAN
STANDARD
PERINCIAN PELUANG PENAMBAHBAIKAN (OFI)
MAKLUMBALAS :
TANDATANGAN JURUAUDIT:
..............................................................
NAMA JURUAUDIT: ..................................................
PS-07(6) Kel. 01 Pin. 02
POLITEKNIK MUKAH
LAPORAN AUDIT DALAMAN
No. Laporan :
Tarikh Audit :
PERKARA DIAUDIT:
PASUKAN AUDIT:
PENEMUAN AUDIT
A. Tempoh Pengauditan:
B. Skop dan Objektif:
C. “Disclaimer”:
D. Tumpuan semakan:
E. Keterangan Perkara Ketakakuran/ peluang penambahbaikan:
F. Ringkasan Penemuan:
Jumlah ketakakuran/peluang penambahbaikan dikeluarkan:
( ) ( )
Ketua Pasukan Audit Dalaman Wakil Pengurusan
Tarikh: Tarikh:
PS-07(7) Kel. 01 Pin. 02
POLITEKNIK MUKAH
ANALISA AUDIT DALAMAN
1.0 Pelaksanaan Audit Dalaman
KEKERAPAN
TARIKH AUDIT
2.0 Keputusan Audit Dalaman
KEPUTUSAN AUDIT
BILANGAN
NCR
OFI
3.0 Analisa Audit Dalaman Bagi NCR dan OFI
PMU-ME & DOKUMEN YANG BERKAITAN
KLAUSA
PMU – ME :
Manual EOMS
JUMLAH
PMU-PE-PPP & DOKUMEN YANG BERKAITAN
KLAUSA
PMU-PE-PPP-01
Perancangan Aktiviti Politeknik
PMU-PE-PPP-02
Pengurusan Kokurikulum
PMU-PE-PPP-03
Pengurusan Pendaftaran Pelajar
PMU-PE-PPP-04
Proses Pembelajaran dan Pengajaran
PMU-PE-PPP-05
Perancangan dan Pelaksanaan Latihan Industri
PMU-PE-PPP-06
Proses Pengurusan Peperiksaan
PMU-PE-PPP-07
Pengurusan e-Pembelajaran
PMU-PE-PPP-08
Pengurusan Penyelidikan, Inovasi dan Komersialan
PMU-PE-PPP-09
Pengurusan Keusahawanan
PMU-PE-PPP-10
Pengurusan CISEC
PMU-PE-PPP-11
Sistem Penasihatan Akademik
JUMLAH
PMU-PE-PS & DOKUMEN YANG BERKAITAN
KLAUSA
PMU-PE-PS-01
Kajian Semula Pengurusan
PMU-PE-PS-02
Penyediaan Belanjawan Tahunan
PMU-PE-PS-03
Kawalan Maklumat Didokumentasi
PMU-PE-PS-04
Pengurusan Perolehan Bekalan/ Perkhidmatan
PMU-PE-PS-05
Pengendalian Maklumbalas Pelanggan
PMU-PE-PS-06
Pengurusan Risiko
PMU-PE-PS-07
Pengendalian Audit Dalaman
PMU-PE-PS-08
Perancangan & Pengurusan Latihan Staf
PMU-PE-PS-09
Pengurusan Rekod Kualiti
PMU-PE-PS-10
Pengurusan Penyelenggaraan Infrastruktur
PMU-PE-PS-11
Ketakakuran dan Tindakan Pembetulan
PMU-PE-PS-12
Pengurusan Teknologi Maklumat
PMU-PE-PS-13
Pengurusan Instruksional dan Multimedia
PMU-PE-PS-14
Pengurusan Psikologi
PMU-PE-PS-15
Pengurusan Keselamatan dan Kesihatan Pekerja
PMU-PE-PS-16
Pengurusan Pusat Sumber
PMU-PE-PS-17
Pengurusan Kolej Kediaman
JUMLAH
JUMLAH BESAR
*NCR = Ketakakuran; OFI = Peluang Penambahbaikan
PS-07(8) Kel. 01 Pin. 02